Consejos para viajes de negocios económicos

Los viajes de negocios de bajo costo son más importantes ahora que en cualquier otro momento de nuestra historia. Los presupuestos de viaje están bajo un mayor escrutinio. Los CEOs que reducen costos quieren que sus trabajadores tomen menos viajes. También quieren que los gastos en los viajes que sean absolutamente necesarios se mantengan en mínimos responsables. Desafortunadamente, algunas de las medidas de reducción de costos que emplean los viajeros de ocio no son prácticas o incluso imposibles en el mundo de los viajes de negocios. Aquí hay algunos consejos que lo ayudarán a elaborar un informe de gastos más placentero.

• Construya un presupuesto realista basado en el destino

  

  Un presupuesto debe ser realista y estar basado en los costos de destino en lugar de ser arbitrario por día figura. No envíe a alguien a Nueva York y Cedar Rapids con la misma cuenta de gastos. Puede saber cuánto costará enviar a un empleado en un viaje determinado antes de que él o ella se vaya al aeropuerto. Si debe viajar a destinos caros, no se desespere. Muchas de las ciudades más grandes y más costosas también ofrecen ventajas de ahorro de dinero. París, Londres y Nueva York, por ejemplo, ofrecen sistemas de metro altamente desarrollados y eficientes. Es posible viajar dentro de estas ciudades a muy bajo costo.

• Pequeñas empresas: designe un experto en viajes internos

  ¿Sabía que hay al menos cinco herramientas de Internet que puede usar para rastrear las tarifas aéreas, incluida una que le dirá lo que la gente pagó en una ruta particular en los últimos días?

  Tener este tipo de información marcada puede ayudar a alguien en su pequeña empresa a convertirse en una especie de "oficina de viajes" interna. Haga que esa persona se familiarice con Priceline, alquiler de automóviles y pases de transporte, también. Luego, deje que su experto haga arreglos para todos.

• Negociar tarifas hoteleras en destinos frecuentemente visitados

  Los gerentes harán una mueca, pero a veces se puede negociar con los hoteles sobre las tarifas. Si se alojará en un hotel determinado 10 noches en los próximos meses, esas son 10 noches de las cuales ya no tienen que preocuparse por una habitación vacía. Eso debería valer una tarifa especial si paga por adelantado. Nunca está de más preguntar. Los hoteles ofrecen descansos y "tarifas corporativas" todo el tiempo ... simplemente no anuncian el hecho. Si logran que pagues el precio completo, estarán felices. Si puede decirles que está entre su propiedad y otra en la calle durante sus 20 noches de negocios este trimestre, con frecuencia ofrecerán algún tipo de descuento.

• Evite que la cena sea la comida más importante del día

  Casi siempre es más barato invitar a los clientes a un buen almuerzo que a una buena cena. A veces, un restaurante que no puede pagar para la cena está dentro del presupuesto a la hora del almuerzo. En esta misma línea, rellene un desayuno gratis si se ofrece en su hotel. Podría disminuir la tentación de pedir un almuerzo o cena costosa.

• Empacar ligeramente

  No siempre es posible empacar a la ligera para un viaje de negocios, pero cuanto menos cargue, más ahorros de costos serán posibles. Veo a los viajeros de negocios que toman el transporte público local al aeropuerto todo el tiempo, pero esos viajeros no tienen tres pesadas bolsas a remolque. Son viajeros de equipaje de mano que saben que puede costar $ 4.50 tomar el transporte público en vez de pagarle a un taxista $ 30.

• Tres estrategias de alquiler de automóviles

  A veces vale la pena reservar el modelo más pequeño al precio más bajo, especialmente en lugares donde es posible que no tengan muchos autos subcompactos en stock. Si se agotan, se les exige que lo actualicen al precio del subconjunto.

  Renuncie al seguro ofrecido en el mostrador de alquiler de automóviles si su seguro de automóvil personal o su tarjeta de crédito lo cubre. La cobertura de alquiler de automóviles tiende a ser costosa.

  Siempre solicite un automóvil con un tanque lleno de gasolina y asegúrese de devolverlo por completo. De esa forma, solo estás pagando por el gas que quemas.

• No se asuste en viajes de aviso corto

  Primero, consulte las páginas de "ofertas especiales" de la línea aérea y las aerolíneas de bajo costo. Southwest, por ejemplo, generalmente tiene una tarifa de "paseo" (día de) que es significativamente más barata que la de sus competidores. Tenga cuidado al utilizar Priceline para vuelos, ya que puede obtener algunos horarios muy desagradables a cambio de sus ahorros. En los hoteles, Priceline a menudo funciona muy bien.

• Haga una oferta en hoteles exclusivos para asegurar un precio de presupuesto

  El "derroche" a veces es una necesidad comercial. No quiere comprarle a su cliente un filete barato, y no quiere que lo deje en el Roach Trap Motel. El desafío es proporcionar calidad a un precio razonable.

  El uso de Internet para reservar pasajes aéreos, hoteles e incluso mesas de reserva en restaurantes hace que estos derroches sean menos peligrosos para la salud de su presupuesto. Por ejemplo, Priceline o Hotwire a veces le permiten comprar una habitación de tres o cuatro estrellas (y los servicios que vienen con ella) a un precio de una o dos estrellas. Puede utilizar las guías de menú en línea para encontrar restaurantes de alto nivel que no sean escandalosamente caros.

• Reservar viajes aéreos durante la mitad de la semana

  Las estadías de sábado a la noche están desapareciendo a medida que las aerolíneas de bajo costo escriben nuevas reglas de tarifas aéreas. Pero algunas tarifas aéreas todavía requieren permanecer el sábado por la noche. La mayoría de los viajeros de negocios quieren estar en casa los fines de semana, pero si puede estructurar un viaje para aprovechar una tarifa mucho más baja, vale la pena considerarlo.

  Hablando de los sábados, es uno de los tres días más baratos para volar, junto con los martes y los miércoles. Los jueves siguen de cerca. Los lunes y los viernes son con frecuencia más caros. Reserve en consecuencia.

• Manos fuera del mini-bar y selector de película en la habitación

  Es un consejo obvio, pero vale la pena repetirlo: ¡manos fuera del mini-bar! Lo pensaría dos veces antes de pagar $ 8 por un paquete de cacahuetes de vacaciones, entonces, ¿por qué es diferente un viaje de negocios? Lo mismo ocurre con las películas de $ 20 en la habitación. Empaque un buen libro o un DVD para mirar en su computadora portátil.