Consejos para optimizar sus deducciones de impuestos de viaje de negocios

Necesidad de saber qué gastos de viaje de negocios los viajeros pueden deducirse legítimamente en una declaración de impuestos. Desafortunadamente, la respuesta no siempre es simple. Las deducciones fiscales relacionadas con los viajes pueden ser difíciles de descubrir. Realmente depende de las circunstancias individuales del viajero de negocios.

Las políticas de viaje de la empresa, las localidades de viaje, las normas y procedimientos de viaje del IRS, los viajes nocturnos y los viajes diarios, los viajes nacionales y extranjeros, y la adecuación de los registros son factores que deben tenerse en cuenta al decidir qué debe deducirse de su impuesto. regreso.

¿Por qué las deducciones fiscales para viajes no son tan directas?

El IRS sigue de cerca las deducciones de viajes de negocios. Junto con el Congreso, el IRS ha generado un conjunto complejo de leyes, reglas, reglamentos, procedimientos y políticas de viajes de negocios diseñados para frenar algunos de los abusos percibidos. Sin embargo, esto ha agregado una complejidad considerable al proceso.

Desafortunadamente, con las complejidades añadidas, ahora el péndulo ha oscilado hacia el otro lado. En la actualidad, los viajeros de negocios reembolsados ​​y no reembolsados ​​por igual pueden asumir fácil y erróneamente que no tienen derecho a deducciones de viaje cuando, de hecho, pueden serlo. Además, los viajeros de negocios tienden a confiar en sus propias definiciones de sentido común de los gastos de viaje de negocios que pueden o no estar influenciados por las políticas de viaje de su propia compañía. Sin embargo, el IRS define los gastos de viaje de negocios de manera más amplia que el sentido común y muchas políticas de la compañía.

Sin embargo, reclamar todos los gastos de viaje de negocios del IRS al que tiene derecho un viajero de negocios requiere pasar por un laberinto de requisitos de mantenimiento de registros donde, en algunos casos, los recibos pueden no requerirse en absoluto y, en otros casos, los recibos pueden no ser necesarios. ¡suficiente! El IRS no ha limitado simplemente los abusos percibidos en el área de viajes de negocios, sino que ha dificultado, si no imposible, que el viajero de negocios promedio reclame con confianza todas sus deducciones de viaje legítimas.

Seguimiento de gastos de viaje

Como cualquier viajero de negocios sabe. los gastos en el camino pueden sumarse. Es por eso que una serie de servicios de seguimiento de gastos en línea ahora están disponibles para el viajero de negocios. Muchos de estos servicios se utilizan para implementar planes de reembolso de viajes de la compañía, generar informes de devolución de clientes o simplemente hacer un seguimiento de los gastos básicos de viaje, y muchos de ellos ofrecen aplicaciones que ahora permiten la captura de recibos con su teléfono.

Si bien estos servicios cumplen adecuadamente sus funciones previstas, no están diseñados para rastrear e informar montos realmente deducibles por el viajero de negocios en su declaración de impuestos. Sin embargo, estos servicios pueden usarse como un buen punto de partida para 1) generar cantidades de gastos de viaje realmente deducibles en la propia declaración de impuestos y 2) satisfacer un laberinto de reglas del IRS y del Tribunal Fiscal que establecen la "carga de la prueba" requerida para reclamar estos deducciones Muchos de los informes de fin de año de estos servicios deberán modificarse o modificarse para poder reclamar todas sus deducciones fiscales y cumplir los requisitos del IRS al mismo tiempo.

Debido a que todo es más costoso en la carretera, es necesario realizar un seguimiento de cada centavo gastado en viajes de negocios, incluso para gastos "personales" e incluso cuando los recibos se extraviaron, extraviaron o no están disponibles, por ejemplo con consejos. Después de todo, en el momento de los impuestos, incluso estos gastos pueden ser deducibles.

Consejos fiscales para viajeros de negocios para maximizar las deducciones

Tenga en cuenta estos consejos fiscales mientras rastrea sus gastos de viaje de negocios:

• ¡Siempre guarde sus recibos! Puede ser imposible mantener cada recibo o incluso obtener un recibo por cada gasto individual. El IRS lo sabe, y han implementado políticas para ayudar a los contribuyentes con esto. Sin embargo, aunque algunos le digan que los recibos no son necesarios para gastos menores a $ 75, no se deje engañar. En esos casos, se puede requerir un registro. La mejor política es mantener cada recibo posible.
• Mantenga siempre un registro de los gastos reembolsados. Las políticas de reembolso de la compañía se clasifican de acuerdo con varias pautas del IRS y los montos reales informados al IRS. Incluso si se le reembolsa, puede calificar para deducciones fiscales.

• Inicie sesión en las ubicaciones reales a las que viaja. Puede tener derecho a deducir montos "estándar" para artículos tales como comidas y gastos imprevistos de acuerdo con el lugar donde viaja. En muchos casos, estas cantidades estándar pueden ser más de lo que realmente se gastó.
• Deducir algunos gastos personales mientras viaja. Pero ten cuidado en esta área. El IRS sabe que usted está incurriendo en gastos de subsistencia adicionales durante el viaje, en los que no habría tenido que incurrir si hubiera estado trabajando desde su casa. Obviamente, cuanto más "personales" sean estos elementos y cuanto mayor sea el monto en dólares, más estarán sujetos a escrutinio. No querrá comprar un automóvil nuevo mientras viaja y lo llamará un "gasto de vida adicional" durante un viaje de negocios, sino muchos gastos de vida personales o recurrentes mientras viaja, tales como teléfonos celulares, entretenimiento, productos de higiene y artículos de consumo excesivo. medicamentos para contrarrestar, por nombrar algunos, pueden deducirse. Nuevamente, se deben aplicar límites razonables y aún se requiere documentación.

Tenga en cuenta estas pautas básicas a medida que se aproxima a un nuevo año de viajes de negocios, y usted y su asesor tributario estarán en el buen camino para reclamar, deducir y defender sus legítimos gastos de viaje.